Beschluss zur Reisekostenregelung in der DLRG OG Coppenbrügge e. V. Stand: 25.01.2023

Reisen für die DLRG Coppenbrügge sind unter ökologischen und ökonomischen Kriterien, sprich der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln und der Verhältnismäßigkeit des Aufwandes zu tätigen.

1. Anspruchsberechtigte
Anspruch auf die Erstattung von Reisekosten haben folgende Personenkreise:

a) Funktionsträger/innen

• Mitglieder des Vorstandes
• stimmberechtigte Mitglieder des Bezirksrates
• Leiter/innen und Mitglieder der Arbeits- und Projektgruppen der DLRG Coppenbrügge
• Revisor/innen

b) weitere Personen

• Mitglieder die an Aus- und Fortbildungslehrgängen der DLRG teilnehmen, sofern nicht durch eine andere Ebene Fahrtkosten gezahlt werden
• Mitglieder als Delegierte des Bezirkstages
• Mitglieder im Einsatz als Kampfrichter/innen bei einem DLRG Rettungssportwettbewerb
• Mitglieder als Trainer und Trainerinnen in Ausübung ihrer Funktion
• weitere Mitglieder in Ausübung einer Funktion auf schriftlichen Antrag

2. Verkehrsmittel

Reisen für die DLRG Coppenbrügge sollen aus ökologischen Gründen über Unternehmendes öffentlichen Personenverkehrs durchgeführt werden. Fahrten mit privaten PKW sollen sich auf die Fälle von notwendigem Materialtransport sowie die Bildung von Fahrgemeinschaften beschränken.

3. Antrag

Fahrten bei denen Fahrtkosten abgerechnet werden sollen, sind eine Woche vor der Fahrt bei der 2. Vorsitzenden/dem 2. Vorsitzenden der DLRG Coppenbrügge schriftlich zu beantragen. Der Antrag muss enthalten:

• Anlass der Reise
• Datum
• Verkehrsmittel
• Abfahrts- und Ankunftsort der Reise

Davon ausgenommen sind:

• Fahrten innerhalb der Landkreise Hameln-Pyrmont und Schaumburg
• Fahrten mit einer voraussichtlich maximalen Erstattungen von 10 €

4. Höhe der Erstattung

Grundregeln

• Der Gesamtbetrag aller für die Reise gezahlten Vergütungen darf die Summe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen nicht überschreiten
• Der Höchstbetrag der Reisekostenerstattung ist in jedem Fall der Normalpreis der Deutschen Bahn AG 2. Klasse zwischen Heimat- und Veranstaltungsort.
• Wird durch die Gliederung Transportraum bereitgestellt, ist dieser zu nutzen.
  Entscheidet sich die anspruchsberechtigte Person diesen Transportraum nicht zu nutzen, kann eine Erstattung der Fahrtkosten nicht beantragt werden.

Fahrten mit der Bahn

• Dem Sparsamkeitsgrundsatz entsprechend hat jede Bahnreise unter Ausnutzung möglicher zusätzlicher Rabatte (Sparpreise, Mitfahrerrabatt) zu erfolgen.

Fahrten mit dem PKW

• Bei Nutzung des PKWs wird die Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung
  entsprechend des § 5 des Gesetzes zur Reform des Reisekostenrechts (derzeit 0,20 €/km zuzüglich 0,02 €/km für jede/jeden Mitfahrer/in) gewährt, höchstens jedoch 130,-€. In Sonderfällen kann durch die/den Schatzmeister/in eine Höchstgrenze von 200,-€ festgesetzt werden.
• Es wird die Route erstattet, die durch einen Routenplaner (Google Maps) sinnvollerweise vorgeschlagen wird. Dies muss nicht die absolut kürzeste Route sein.

Sonstiges

• Aufwendungen für Übernachtungen bzw. die Nutzung von Schlaf- oder Liegewagen während einer Reise werden nach vorheriger schriftlicher Genehmigung durch den/die 2. Vorsitzenden/2. Vorsitzende von der DLRG Coppenbrügge übernommen
• Aufwendungen für Übernachtung und/oder Verpflegung können dann nicht erstattet werden, wenn durch die Gliederung für den Antragsteller bereits alle Unkosten mit dem Teilnehmerbetrag entrichtet wurden
• Nebenkosten, die in direktem Zusammenhang mit einer Reise (z.B. für Parkplatzgebühren, Gepäcktransport und -aufbewahrung, Telefonkosten) entstehen, werden in angemessenen und nachgewiesenen Umfang erstattet

5. Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen

Werden Dienstreisen mit privaten Reisen verbunden, wird die Reisekostenvergütung so bemessen, als ob nur die Dienstreise durchgeführt worden wäre.

6. Entscheidung

Über den Antrag entscheidet die 2. Vorsitzende/der 2. Vorsitzender in Absprache mit dem Kassenwart/der Kassenwartin. Ist der 2. Vorsitzender betroffen, entscheidet der 1. Vorsitzende. In unklaren Fällen kann der Vorstand befragt werden.

7. Abrechnung

Die Erstattung der Reisekosten erfolgt ausschließlich nach Vorlage der Originalbelege. Der Abrechnungszeitraum umfasst 3 Monate nach Beendigung der Veranstaltung bzw. bei Reisen im letzten Jahressechstel zum 31.01. des folgenden Jahres. Nach diesem Zeitraum verfällt der Anspruch auf Reisekostenerstattung.

8. Sammelabrechnung

Anspruchsberechtigte gemäß 1.a) können Fahrten mit einem maximalen Erstattungsbetrag von 30 € je Fahrt sammeln und bis zum 31.01. des Folgejahres abrechnen. Alle anderen Fahrten müssen gem 1. bis 7. abgerechnet werden.